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不再做“救火員”,高效時間管理讓你告別996!

時間:2019-12-02     閱讀次數:688

一個管理者的職位越高,其不能自由支配的時間也一定越多!

——德魯克


當你詢問管理者,是什么阻礙了他們成功地完成工作時,大部分人都會千篇一律地抱怨說:工作量大、突發事件太多,會議多……囿于事務性的工作,無法集中精力來完成手頭上的重要項目。


為了避免浪費時間的現象重復出現,必須對管理者的時間進行管理。管理者永遠沒有時間做每件事,但可以通過時間管理,保證他們永遠有時間做最重要的事。


以下是《卓越經理人管理能力發展研修班1901班學員——江西康威集團總裁辦公室主任吳同學的精彩分享,主題為《運用“時間管理”提升團隊效率》。相信對于現在處于迷茫和困頓的管理者來說,有一定的幫助。以下由財智君精編。


大家好!很高興來到《卓越經理人管理能力發展研修班1903班現場做這次分享。今年開始,我們公司因為市場競爭的關系,對人員進行了一些精簡,擴充到一線部門。
我所在的行政部人員幾乎精簡了一半,并且考核和任務比原來更重。因為人員少、事情多雜、經?;峁舜聳П?,還會遺漏一些事情。
通過在財智管理學院《卓越經理人管理能力發展研修班》8個月的學習,我掌握到目標分解、80/20法則、四象限和猴子法則、5S管理等高效管理的方法和時間管理工具,并將其運用到部門管理和崗位工作中去,變被動為主動,減少干擾,極大的提高工作效率和組織績效。
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Smart原則,值得擁有的工作套路!


Smart原則又稱為目標管理原則。具體指:明確性、衡量、時限性、相關性、可實現性。
學習《管理者的角色認知》的課程后,回到崗位上,第一時間就將集團下給部門的目標,利用smart原則,具體分解到各個崗位。
我第一步是將其分解成可以量化、可以考核的具體數據,然后制定月度的考核、年度的考核,設定它的評分規則,包括完成的時限,要達到什么樣的效果。

還有在每一項在考核里面占的是多少權重,然后與部門的員工進行一個溝通。這要統一思想,讓員工知道公司主要關注的是什么?


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80/20法則讓你事半功倍!


80/20法則是指用80%的結果可以用20%的時間來取得;用20%的工作時間完成80%的事情,這就是最大的工作效率。
根據預先計劃、要事優先原則,我采用了80/20法則。
就是年度、月度的計劃里權重大的前三項是重點關注項目,常規性的事物,按照順序制成表格,分解到每個月,周期長的可以編制專項計劃。

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比如說3~6月份跨越的,你這個時候就可以采用橫道圖的形式,包括多個部門協作。
牽扯到比如說研發部、采購部、還有行政部,甚至包括銷售部門,你就可以通過橫道圖明確各個部門的職責,還有完成的時間節點,閉環確認。
在會議上及時糾編,如果是跟你的目標進度要求不一致的時候,在這里面一定要抓住他的要事優先。
如果你每一個項目都花同樣的精力去做去抓的話,你很可能什么都沒有完成好,所以這里面一定要抓住權重大的前三項的重要事務,一般把前三項重要的事務處理好。其他的應該可以說是錦上添花。

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管理中,還在扮演救火隊員嗎?


時間管理四象限根據、緊急兩個要素,將工作分為:重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。
根據四象限原則,我首先是整個部門的一個目標量化,分解了以后,然后再制定崗位工作計劃,采用要事優先的原則。
確定了主要的事項以后,再合理的分配好時間,做到緩急有序,最后落實責任。
從部門到各個崗位都按照這個劃分法則。合理的分配好時間,主要的精力放在處理第二象限:重要但不緊急的事情。

以下是我們行政部工作四象限劃分:

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第一象限是重要又緊急的,第四象限是緊急不重要的。如果重要和緊急的事情多了會怎么樣?它會導致我們手忙腳亂,顧此失彼。
所以主要精力要放在第二象限的事情,讓第二象性的事情常態化。
但是第一和第四象限的事情又是不可避免的,所以我們要留出充足的時間來處理第一和第四象限的事情,這樣我們就會做到游刃有余。
第二象限的事物常態化后,再結合80/20法則、將要事進行排序。建章立制、人資的相關制、公司資質和申報及維護,我排在了前四。這是我們行政部比較關注的一個重點。
第三象限就是既不重要也不緊急的,有時間就可以回復和處理,沒時間暫時不予處理。


甩掉你身上多余的猴子!


當我們把工作事項有效區分輕重緩急后,全部都由管理者自己來做?
開玩笑,那不是把管理者累死。但是,在實際工作中,每一天我們都上演著這樣的事情。
首先就是要落實責任,在職責范圍的事情,讓員工自己去獨立處理,我們把控節點,但不要干涉過程,避免重復的投入,防止拖延、扯皮、坐、等、靠。

所謂猴子法則?從管理上來說,就是說每一個人的工作任務就相當于是猴子,當你分配給下屬這些猴子這些工作任務的時候,你要防止下屬,把猴子又重新放到你身上來。

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合理授權,充分利用員工的智慧
部門的一名員工就是談工傷索賠的事情,保險公司不答應,找出種種理由來,然后他就找到我,說xx公司在這邊的人不配合,就是不愿意。然后我就叫他把合同拿出來,一條一條對著看,然后幫助她理清了一下溝通的思路。
緊接著,她自己去處理,她做的比我想的更好。最后的結果是,保險公司主動給我們打電話來商談保險理賠的事情。
一個成功的管理者,自己不深陷事務性的工作,下屬在忙碌中成長,那么,這個管理性授權就合理的。
在任何時候,學習都是通往成功的唯一捷徑!
對于急迫想要改變現狀,又無力自行化解的管理者來說,系統的學習先進實用的管理理念和方法是最佳的選擇。
江西財智管理學院《卓越經理人管理能力發展研修班》幫助學員轉變心態,啟迪思維,掌握管理工具,提升管理技能,讓自己從“忙、盲、?!鋇拇持惺頭懦隼?,輕松成為時間和工作的主宰者!
《卓越經理人管理能力發展研修班》的課程,不僅幫助中高層管理者實現自我管理、工作管理,同時還助力學員實現團隊管理,激發團隊的凝聚力和源動力,最終打造企業的中堅管理水平、提高整個組織績效、實現企業的業績倍增!
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